Ein Tool welches mir dieses Jahr echt den Arsch gerettet hat ist Reclaim.
To-Do Listen die permanent Länger werden, Aufgaben die man mal eben noch irgendwo dazwischen schiebt und dann sind da ja noch ein paar eigene offene Projekte…
Die Wochenplanung hat mich echt teilweise fertig gemacht – und das wo ich wirklich ein echt strukturierter Mensch bin.
Ach ja, das Privatleben mit Physiotherapie fürs Kind und Termine fürs eigene Hobby etc. habe ich in der Aufzählung oben ja noch vergessen^^
Wie ich das (im Moment) ganz gut im Griff habe erfährst du hier.
Das liest du im Beitrag
Was ist Reclaim?
Reclaim ist ein intelligentes Zeitmanagement-Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, deinen Alltag besser zu organisieren. (Affiliate-Link)
Dank KI Unterstützung plant es deine Aufgaben je nach Prio ein und macht es dir damit einfacher den Fokus zu behalten.
Du kannst Reclaim mit deinen Google-Kalendern verknüpfen. Und da ich viele davon habe um Privat und Kunden und eigene Projekte sauber zu trennen, hier schon der Hinweis, dass da die ProVersion von Reclaim top ist.
Noch ein kleiner Spoiler: mir hat es so geholfen meinen Mental Load ein wenig zu reduzieren, da ich auch die privaten Termine dort mit einplane und einfach nicht mehr alles im Kopf haben muss. Als eine „Task“ habe ich tatsächlich auch meinen Feierabend angelegt. Das sieht dann so aus:
Anstatt einfach nur Termine einzutragen, denkt Reclaim mit. Es analysiert deine geplanten Aufgaben, erkennt zeitliche Engpässe und sorgt dafür, dass du deine wichtigsten To-Dos erledigen kannst – ohne dabei in Stress zu geraten.
Kernfunktionen von Reclaim, die deinen Alltag erleichtern
Was Reclaim wirklich besonders macht, sind die Funktionen, die es bietet – sie passen sich flexibel an deinen Alltag an und machen Zeitplanung nicht nur effektiver, sondern auch stressfreier. Hier sind meine persönlichen Highlights:
Intelligente Taskplanung
Du legst deine Aufgaben in Reclaim an, und das Tool plant sie automatisch in deinem Kalender ein. Dabei berücksichtigt es Prioritäten, Deadlines und deinen aktuellen Zeitplan.
Habit Tracking
Möchtest du regelmäßig Sport treiben oder endlich deine Morgenroutine etablieren? Reclaim hilft dir, solche wiederkehrenden Aktivitäten als festen Bestandteil deines Alltags zu integrieren – und erinnert dich sanft daran, dranzubleiben.
Und hier kommt ein kleiner Hack ins Spiel. Als Habits habe ich zum Beispiel meine Mittagspause angelegt.
Aber auch Dinge wie die Buchhaltung, Monatsplanung, Contenterstellungs-Slots – eben die wiederkehrenden Aufgaben.
Time Blocking
Nutzt du die Timeblocking Methode? Dann kannst du das mit Reclaim auch super umsetzen.
Ich mach das etwas abgewandelt. Aber vom Grundsatz her kannst du dir eine bestimmte Aufgabe oder Fokuszeit einplanen und konzentriert an einem Projekt arbeiten.
Flexible Anpassung
Reclaim passt deine Zeitplanung flexibel an, wenn spontan etwas dazwischenkommt – und das ohne, dass du selbst viel eingreifen musst.
Markierst du eine Aufgabe nicht als erledigt, wird sie wieder in die Planung aufgenommen und am nächsten freien Slot wieder eingeplant.
Hier ist es eben wichtig mit Prioritäten zu arbeiten. Und möglichst nicht 30 Highpriority Aufgaben in 2 Tagen erledigen zu wollen – da scheitert auch das Beste KI-Planungstool.
7 Gründe, warum dir Reclaim im Businessalltag eine Hilfe ist
Als Selbstständige oder Online-Unternehmer:innen können wir uns vor To Do´s manchmal kaum retten.
Genau da setzt Reclaim an und macht den Alltag so viel einfacher.
Hier sind 7 Gründe, warum es für mich unverzichtbar geworden ist:
Effiziente Aufgabenpriorisierung
Reclaim sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben automatisch Vorrang bekommen und eingeplant werden – passend zu deinem Tagesablauf.
Bessere Work-Life-Balance
Das Tool hilft dabei, den Spagat zwischen Arbeit und Privatleben zu meistern. Feierabend, Sport oder Familienzeit – alles findet seinen Platz.
Mehr Fokus auf Kernaufgaben
Das Tool hilft dabei, den Spagat zwischen Arbeit und Privatleben zu meistern. Feierabend, Sport oder Familienzeit – alles findet seinen Platz.
Weniger Mental Load
Alles in meinem Kopf landet in Reclaim, auch private To-Dos. Dadurch bleibt mein Kopf frei für die wirklich wichtigen Themen.
Flexible Planung
Selbst wenn mal etwas Unerwartetes dazwischenkommt, passt Reclaim die Planung automatisch an.
Wiederkehrende Aufgaben
Pausen einhalten oder (lästige) Aufgaben wie Content erstellen werden dank der Habits erleichtert.
Ein Tool für alles
Ok. Fast alles. Mit Reclaim habe ich alle wichtigen To-Do's in einer Übersicht, und das spart enorm Zeit und Nerven. Und Speicherplatz auf dem Handy, weil die ungenutzten Gewohnheitstracker-Apps und co. nicht mehr gebraucht werden.
Meine Erfahrungen und Tipps
Vielleicht einleitend noch ein paar Einblicke, was ich vorher genutzt habe.
Angefangen habe ich mit Asana – als Projektmanagementtool mag und nutze ich das auch immer noch. Mit dem Kalender habe ich lange gearbeitet, aber es hat einfach nicht meine Bedürfnisse komplett decken können.
Deswegen habe ich dann angefangen, alle Aufgaben und Termine im Google-Kalender zu planen. Das ging dank verschiedener Kalender und Farben und wiederkehrender Aufgaben und der unterscheidung zwischen Terminen und Tasks schon besser. (Ich weiß, dass Asana davon auch vieles abdeckt – aber es hat im täglichen arbeiten einfach nicht so gut geklappt.)
Mit den Google Kalendern war es dann schon viel besser. Irgendetwas hat trotzdem gefehlt oder nicht gepasst. Besonders für die langfristige Planung. Und weil ich die „Habits“ freiwillig in der Monats und Wochenplanung einfach nie eingeplant habe…
Manchmal muss man sich halt auch selbst austricksen und da bin ich auf Reclaim gestoßen.
Ich habe mit der Testversion begonnen, nach Ablauf der Testphase ungefähr eine Woche mit der Freeversion gearbeitet – das war schon super.
Und dann aber doch ganz schnell entschieden, das Starter-Paket zu buchen.
Damit arbeite ich nun schon einige Monate und bin sehr zufrieden.
Warum das Upgrade? Ganz klar wegen der unlimitierten Anzahl an Kalendern und den unlimitierten Habits.
Da bin ich mit den 3 Habits in der Lite Version ganz schnell an Grenzen gestoßen.
Meine Empfehlung ist hier nämlich wiederkehrende Aufgaben als Habits anzulegen.
Und das kann dann schnell so aussehen (nur ein Ausschnitt, ich habe wie gesagt auch Mittagessen und Feierabend als Habit angelegt):
Die restlichen bzw indviduell anfallenden To Do´s kommen dann in die „Tasks“
Hier ist es ganz wichtig Prioritäten direkt beim Anlegen zuzuweisen.
Hilfreich finde ich auch die Option ein Start und Enddatum festzulegen. Mit dem Enddatum ist sichergestellt, dass es rechtzeitig vor der Deadline eingeplant wird und mit dem Startdatum kann ich heute schon Aufgaben einplanen, die mir jetzt einfallen, aber im Moment eben noch nicht so wichtig sind.
Zb. Social Media Beiträge die dann gerne auch mal den Overdue Stempel bekommen, weil ich die Deadline (die ich mir selbst gesetzt habe) ignoriere. Social Media hat einfach keine Prio bei mir.
Aber du siehst im Screenshot eben auch, dass dir farblich angezeigt wird welche Aufgaben bald fällig sind und wo es mit der Deadline vielleicht sogar riskant wird.
Und du siehst auch, wie viel Zeit du an der Aufgabe schon gearbeitet hast im Verhältnis, zu dem, was du dafür eingeplant hast.
Mein Tipp: Die wichtigen Aufgaben auch in den Bereich „Up Next“ schieben – dann werden sie bei der Planung bevorzugt.
Wichtig zu erwähnen: du kannst nicht nur verschiedene Kalender verknüpfen, sondern in Reclaim auch verschiedenen „Hours“ festlegen.
So habe ich z.b. Working Hours, Private Hours und Creative Hours festgelegt. Das ist dann wichtig bei der Aufgabenzuweisung.
So ist die Task „Plätzchen backen“ den privaten Stunden zugeordnet und wird von der KI also auch nur in den dafür freigegebenen Zeitslots eingeplant. Und „Buchhaltung“ landet dadurch halt nicht sonntags im Kalender, weil da keine Working Hours festgelegt sind. Was du aber eben machen könntest wenn du zum Beispiel auch Sonntags arbeiten möchtest. Dafür hast du dann vielleicht mittwochs keine Working Hours – oder wie es bei dir eben in die Struktur passt.
Dann gibt es noch so Späße wie Pufferzeiten vor und nach Meetings. Die KI weiß, ah hier ist sie außer Haus unterwegs oder da ist sie in einem Zoom-Meeting, dann gibt es davor und danach einen Puffer.
Das heißt da kann nix zu eng geplant werden und ich kann mal durchatmen.
Ist alles auch individuell einstellbar.
Fazit
Wenn du jetzt neugierig bist und Reclaim ausprobieren möchtest, habe ich ein paar Tipps für dich, wie du das Tool effektiv einsetzt:
1. Nimm dir Zeit für die Einrichtung
Am Anfang lohnt es sich, kurz innezuhalten und deine Aufgaben, Gewohnheiten und Prioritäten in Reclaim einzutragen. Je klarer du bist, desto besser kann das Tool für dich arbeiten.
2. Verbinde deine Kalender
Falls du – wie ich – mehrere Kalender nutzt, verknüpfe sie alle mit Reclaim.
4. Plane auch Pausen ein
Klingt banal, aber: Vergiss nicht, dir Zeit für Erholung und kleine Auszeiten einzuplanen.
5. Überprüfe regelmäßig deine Planung
Trotz KI – 1x pro Woche mache ich meine Wochenplanung – mittlerweile geht das nur viel schneller. Ich schau einfach, ob ich doch noch Anpassungen machen möchte. Vielleicht ist irgendwo auch ein Tag an dem ich spontan frei brauche (dann trage ich einen Termin „Frei“ direkt im Google Kalender von 7 bis 19 uhr ein – das erkennt Reclaim und hat für den Tag keine freien Slots mehr, um da Aufgaben hinzusetzen.
6. Nutze die Pro-Version, wenn du kannst
Ich habe mit der kostenlosen Version angefangen, aber die Pro-Version bietet so viele zusätzliche Funktionen, dass ich sie absolut empfehlen kann.
Wenn du auch oft das Gefühl hast, dass dein Kalender gegen dich arbeitet, dann probiere Reclaim unbedingt aus.
Es könnte genau der Produktivitäts-Hack sein, der dir hilft, mehr Leichtigkeit in deinen Tag zu bringen – und mehr Zeit für das, was dir wirklich wichtig ist.
